รอบปีบัญชีบริษัทในไทย: เลือกวันปิดบัญชีให้ถูกตั้งแต่ต้น

ประมวลรัษฎากรกำหนดให้รอบระยะเวลาบัญชีโดยทั่วไปมี 12 เดือน แต่ไม่ได้บังคับว่าทุกบริษัทต้องปิดวันที่ 31 ธันวาคม บริษัทจึงอาจใช้วันที่อื่นได้เมื่อกำหนดอย่างถูกต้องและใช้สม่ำเสมอ

บริษัทลูกต่างชาติอาจเลือก 31 มีนาคม 30 มิถุนายน หรือ 30 กันยายนเพื่อให้รวมงบง่ายขึ้น แต่รอบไทยยังเป็นตัวกำหนดภาษีและงบไทย ต้องเทียบกับ ปฏิทินภาษีไทย แยกจากปฏิทินของบริษัทแม่

• ปีปฏิทินกับรอบบัญชีไม่จำเป็นต้องตรงกัน
• VAT ภาษีหัก ณ ที่จ่าย และเงินเดือนยังมีรอบรายเดือน
• วันที่ในระบบ บัญชี และแบบยื่นต้องตรงกัน

บริษัทใหม่เลือกรอบแรกจากวันจดทะเบียนถึงวันปิดบัญชีที่กำหนดได้ จึงอาจสั้นกว่า 12 เดือน และรอบถัดไปจึงกลับเป็น 12 เดือน รอบสั้นไม่ได้เพิ่มเวลาผ่อนผัน แต่ทำให้งานปิดบัญชีและภาษีประจำปีมาถึงเร็วขึ้น

ควรเทียบอย่างน้อยสองวันปิดบัญชี โดยดูฤดูกาล รายงานบริษัทแม่ การตรวจนับสินค้า ความพร้อมผู้บริหารและผู้สอบบัญชี จากนั้นให้ บริการทำบัญชี ตั้งระบบและตารางปิดบัญชีตามวันที่ที่เลือก

สำหรับรอบปกติ 12 เดือน กรมสรรพากรอธิบายว่า ภ.ง.ด.51 ยื่นภายใน 2 เดือนนับจากวันสุดท้ายของ 6 เดือนแรก และ ภ.ง.ด.50 ยื่นภายใน 150 วันนับจากวันสิ้นรอบบัญชี ต้องตรวจแบบและช่องทางอิเล็กทรอนิกส์ของปีที่ยื่นอีกครั้ง

มาตรา 67 ทวิระบุว่ากฎครึ่งปีไม่ใช้กับรอบแรกหรือรอบสุดท้ายที่น้อยกว่า 12 เดือน อย่านำข้อยกเว้นนี้ไปใช้กับทุกกรณีเปลี่ยนรอบโดยอัตโนมัติ ให้บันทึกข้อสรุปไว้ใน งานภาษีและการยื่นแบบ

เมื่อบริษัทมีวันปิดบัญชีเดิมแล้ว ผู้บริหารไม่ควรย่อหรือขยายรอบเอง มาตรา 65 กำหนดให้การเปลี่ยนวันสุดท้ายของรอบต้องได้รับอนุมัติจากอธิบดีกรมสรรพากร และระบบ DBD e-Permit มีงานขออนุญาตเปลี่ยนรอบปีบัญชี

วางลำดับกรมสรรพากรและ DBD พร้อมกัน คู่มือ e-Permit ระบุให้ยื่นกรณีปกติไม่เกินวันปิดบัญชีใหม่ที่ขอและกล่าวถึงหลักฐานอนุญาตจากสรรพากร หากข้อบังคับระบุวันเดิม ต้องจัดการเอกสารบริษัทก่อน ทั้งนี้ให้ตรวจรายการเอกสารล่าสุดของนิติบุคคลในระบบจริง

วันที่เหมาะสมควรอยู่ในช่วงที่ทีมการเงิน เอกสารสินค้าคงเหลือ กรรมการ และผู้สอบบัญชีพร้อม หากสอดคล้องกับกลุ่มบริษัทได้ก็ลดการปิดบัญชีสองรอบและลดประมาณการเร่งด่วน

การเลือกวันใหม่ไม่เลื่อน VAT ภาษีหัก ณ ที่จ่าย หรือเงินเดือน ให้คุมงานเหล่านี้ด้วย เช็กลิสต์ภาษีรายเดือน ต่อเนื่องตลอดปี

เก็บเอกสารจดทะเบียน หนังสืออนุมัติ เหตุผลเลือกวัน การตั้งค่าระบบ งบทดลองต้นงวดและปลายงวด การประเมินกำหนดภาษี แบบยื่น และใบรับ อย่าให้มีเดือนใดตกหล่นระหว่างสองรอบ

ก่อนปิดรอบแรก ให้เทียบวันที่ในบัญชี ร่าง ภ.ง.ด.50 งบการเงิน และข้อมูล DBD โดยใช้ บริการสอบบัญชีและงานประจำปี ประสานงาน แต่บริษัทต้องเก็บหลักฐานไว้ในระบบที่ตนควบคุม

ข้อมูลเริ่มต้นที่ช่วยให้ตรวจได้เร็วคือวันจดทะเบียน วันปิดเดิม งบและแบบภาษีเดิม ข้อบังคับ วันที่ที่ต้องการเปลี่ยน เหตุผล และปฏิทินบริษัทแม่

ติดต่อทีมบัญชี ก่อนเปลี่ยนการตั้งค่าในสมุดบัญชี เราจะแยกประเด็นรอบบัญชี การอนุมัติ ภาษี และงานปิดงบให้เป็นแผนที่ตรวจสอบได้