บันทึกภาคปฏิบัติ 002
Payroll และข้อกำหนดนายจ้าง
Payroll ไทยปี 2569: ภ.ง.ด.1 ประกันสังคม และการปิดงานประจำเดือน
Payroll ที่ตรวจสอบได้ไม่จบที่สลิปเงินเดือน ข้อมูลพนักงาน ภาษี ประกันสังคม ยอดโอนธนาคาร และบัญชีแยกประเภทต้องสอดคล้องกันทุกเดือน
- เผยแพร่
- จัดทำโดย
- ทีมบรรณาธิการ Thailand Accounting
- ตรวจสอบแหล่งข้อมูลทางการ
อ่าน 10 นาที
สรุปสั้น ๆ
ในแต่ละเดือนให้ปิดรับรายการเปลี่ยนแปลงพนักงาน คำนวณ gross-to-net ตรวจ ภ.ง.ด.1 และประกันสังคม ม.33 แยกกัน อนุมัติไฟล์จ่าย กระทบยอดกับธนาคารและบัญชี แล้วเก็บหลักฐานยื่นและชำระ สำหรับปี 2569 เพดานค่าจ้าง ม.33 อยู่ที่ 17,500 บาท เงินสมทบมาตรฐานสูงสุดฝ่ายลูกจ้างและนายจ้างฝ่ายละ 875 บาท แต่ต้องตรวจมาตรการเฉพาะพื้นที่และประกาศที่มีผลในเดือนนั้นเสมอ
แฟ้มควบคุม payroll ต้องพิสูจน์อะไรได้บ้าง
- 01การเข้า-ออก ปรับเงินเดือน ค่าตอบแทน และรายการหักได้รับอนุมัติครบ
- 02ภาษี ประกันสังคม และเงินสุทธิคำนวณจากชุดข้อมูลเดียวกัน
- 03ยอดยื่นและชำระตรงกับทะเบียนเงินเดือน ธนาคาร และบัญชี
- 04สามารถย้อนทำรายงานรายเดือนและสิ้นปีจากหลักฐานที่เก็บไว้ได้
แผนผังการควบคุม
เอกสารสี่ชุดต้องเดินไปด้วยกัน
ทะเบียนเงินเดือนเป็นต้นทาง แต่ยังไม่ใช่แฟ้ม compliance ที่สมบูรณ์ ภาษี ประกันสังคม การจ่ายเงิน และบัญชีเป็นผลลัพธ์ที่เชื่อมกันและต้องมีจุดตรวจแยกกัน
| เอกสาร | ใช้ยืนยันเรื่องใด | จุดควบคุม |
|---|---|---|
| ทะเบียนเงินเดือน | เงินได้รวม สวัสดิการ รายการหัก ต้นทุนนายจ้าง และเงินสุทธิรายคน | ล็อกรายการที่อนุมัติก่อนคำนวณ และเก็บหลักฐานต้นทางไว้กับ กระบวนการ payroll และประกันสังคม |
| ภ.ง.ด.1 | แบบรายเดือนสำหรับภาษีที่หักจากเงินได้การจ้างงานและเงินได้ ม.40(1) และ (2) ที่เกี่ยวข้อง | กระทบยอดเงินได้ที่ต้องเสียภาษีและภาษีหักกับทะเบียนเงินเดือน โดยดู คู่มือภาษีหัก ณ ที่จ่าย สำหรับการจำแนกการจ่ายประเภทอื่น |
| ประกันสังคม ม.33 | เงินสมทบลูกจ้างและนายจ้าง รวมถึงการแจ้งเข้า ออก และเปลี่ยนแปลงผู้ประกันตน | ใช้อัตราและเพดานค่าจ้างที่มีผลจริงในเดือนนั้น ไม่คัดลอกจาก template เก่า |
| ธนาคารและบัญชี | ยอดโอนสุทธิ หนี้สิน ต้นทุนนายจ้าง และหลักฐานว่าชำระยอดที่ยื่นแล้ว | บันทึก payroll ที่อนุมัติผ่าน งานบัญชีประจำเดือน และตัดหนี้แต่ละรายการด้วยหลักฐานชำระ |
ลำดับงานรายเดือน
ปิด payroll ในสี่ช่วง
กำหนดลำดับก่อนวันจ่าย แต่ละช่วงควรมีผู้รับผิดชอบ วัน cutoff และหลักฐานที่ผู้ตรวจคนถัดไปตามได้
- 01
ล็อกข้อมูล
ยืนยันพนักงานเข้า-ออก เวลา เงินเดือน โบนัส สวัสดิการ ค่าใช้จ่ายคืน และบัญชีธนาคารกับผู้อนุมัติ
- 02
คำนวณ
ทำ gross-to-net ภาษีจากเงินเดือน ประกันสังคม และต้นทุนนายจ้างจาก employee master ชุดเดียว
- 03
ตรวจและจ่าย
ตรวจความเปลี่ยนแปลงและข้อยกเว้น อนุมัติทะเบียน ควบคุมไฟล์ธนาคาร และเทียบยอดจ่ายกับ net payroll
- 04
ยื่นและกระทบยอด
ยื่นแบบ ชำระหนี้ บันทึกบัญชี และเก็บใบตอบรับกับแฟ้มเดือนที่อนุมัติ
วางปฏิทินย้อนจากวันยื่นและวันจ่าย
ปฏิทินกรมสรรพากรแสดง ภ.ง.ด.1 ในกลุ่มแบบหัก ณ ที่จ่าย ส่วนประกันสังคมมีวันครบกำหนดและระบบของตนเอง วันเหล่านี้เป็นปลายทางภายนอก ไม่ใช่วันรับข้อมูลภายใน ให้บันทึกวันที่ปัจจุบันใน ปฏิทินภาษีไทย แล้วตั้งวันรับการเปลี่ยนแปลง อนุมัติ และปล่อยเงินให้เร็วกว่า
เชื่อม payroll เข้ากับ ขั้นตอนยื่นภาษีรายเดือน แต่ระบุเจ้าของงานให้ชัด ผู้ยื่นภาษีไม่สามารถแก้โบนัสที่ยังไม่อนุมัติ สถานะพนักงานผิด หรือบัญชีธนาคารที่เปลี่ยนในวันยื่นได้
- วัน cutoff ของ HR และชื่อผู้อนุมัติ
- วันคำนวณและตรวจ exception
- วันอนุมัติไฟล์ธนาคารและวันจ่าย
- วันที่ ภ.ง.ด.1 ประกันสังคม บัญชี และหลักฐานครบ
คำนวณ ภ.ง.ด.1 จากข้อเท็จจริงการจ้างงาน
ภ.ง.ด.1 ใช้กับภาษีที่หักจากเงินได้การจ้างงานและค่าบริการส่วนบุคคลบางประเภท ภาษีเงินเดือนไม่ใช่อัตราคงที่เดียวสำหรับทุกคน การคำนวณขึ้นกับวิธีตามประมวลรัษฎากร รายได้คาดการณ์ทั้งปี และข้อมูลพนักงานที่นายจ้างมี โบนัส เงินได้ไม่สม่ำเสมอ เงินออกจากงาน และผู้เริ่มงานกลางปีจึงต้องพิจารณาเฉพาะ
ก่อนยื่นให้กระทบยอดแบบกับ taxable payroll แบบทางการแยกรายการเงินเดือนทั่วไป กรณี 3% ที่ได้รับอนุมัติ เงินก้อนเมื่อเลิกจ้าง และเงินได้ ม.40(2) หากข้อเท็จจริงไม่ชัดให้ส่งเข้า งานตรวจ tax compliance แทนการใช้หมวดเดือนก่อน
ใช้เพดานประกันสังคมปี 2569 และตรวจข้อยกเว้น
สำหรับ ม.33 ช่วงปี 2569–2571 เพดานค่าจ้างสูงสุดคือ 17,500 บาท ที่อัตรามาตรฐาน 5% ลูกจ้างและนายจ้างจ่ายสูงสุดฝ่ายละ 875 บาทต่อเดือน ต่างจากเพดานเดิม 15,000 บาท จึงต้องอัปเดต spreadsheet และระบบ payroll
อย่าใช้ headline rate โดยไม่ตรวจเดือนและพื้นที่ กระทรวงแรงงานเคยลดอัตราเหลือ 3% ชั่วคราวตั้งแต่ธันวาคม 2568 ถึงพฤษภาคม 2569 ในเก้าจังหวัดภาคใต้ที่ได้รับผลกระทบน้ำท่วม มาตรการนั้นสิ้นสุดแล้ว แต่เป็นตัวอย่างว่าควรบันทึกกฎที่ใช้จริง ตรวจการขึ้นทะเบียน การเปลี่ยนแปลง และประกาศที่มีผลผ่านช่องทางนายจ้าง พร้อมเทียบ ข้อกำหนดบัญชีในประเทศไทย
กระทบยอด gross-to-net ธนาคาร และบัญชี
ตัวเลข payroll อาจบวกถูกแต่กระบวนการยังผิดได้ เทียบจำนวนพนักงาน เงินรวม และเงินสุทธิกับเดือนก่อน อธิบาย movement ที่มีนัยสำคัญ ยืนยันยอดธนาคารเท่ากับ net payroll ที่อนุมัติ และพิสูจน์ว่าหนี้ภาษีกับประกันสังคมเท่ากับยอดที่ยื่น
จำกัดสิทธิ์ข้อมูลพนักงานและธนาคาร แยกผู้จัดทำกับผู้อนุมัติ และบันทึกรายการแก้หลัง cutoff สำหรับทีมที่กำลังโต ควรวาง control ก่อน exception หายไปในปริมาณงาน โดยดูบริบทที่ บัญชีสำหรับ startup และ SME
- เทียบ headcount เงินรวม และเงินสุทธิกับเดือนก่อน
- ยืนยันบัญชีธนาคารใหม่หรือแก้ไขโดยอิสระ
- ผูกยอด ภ.ง.ด.1 และ SSO กับทะเบียนเงินเดือน
- ผูกยอดโอนกับ net pay ที่อนุมัติและบัญชี
สร้างแฟ้มสิ้นปีตั้งแต่ระหว่างปี
งานสิ้นปีไม่ควรเป็นการสร้างข้อมูลสิบสองเดือนใหม่ เก็บเลขประจำตัว รายได้สะสม สวัสดิการ รายการหัก และภาษีหักทุกเดือน ประมวลรัษฎากรกำหนดให้ออกหนังสือรับรองภาษีหักจากการจ้างงานโดยทั่วไปภายใน 15 กุมภาพันธ์ของปีถัดไป หรือภายในหนึ่งเดือนเมื่อการจ้างสิ้นสุดระหว่างปี
ก่อนออกหนังสือรับรอง ให้กระทบยอดรวมทั้งปีกับ ภ.ง.ด.1 ทุกเดือนและบัญชีแยกประเภท บันทึกการแก้ไขตามเดือน payroll โดยไม่เขียนทับประวัติเดิม
ข้อผิดพลาดที่เกิดซ้ำ
ปัญหามักมาจากช่องว่างของ process: HR ส่งข้อมูลหลังคำนวณ โบนัสอนุมัติในแชต พนักงานออกยัง active ใช้เพดาน SSO เดิม หรือหนี้ payroll ค้างในบัญชี การกดคำนวณใหม่ไม่แก้หลักฐานอนุมัติที่หายหรือข้อมูลต้นทางขัดกัน
ใช้ employee master เดียว change log ที่ควบคุม และ final register เดียว หากเดือนก่อนมีผลต่าง ให้แยกการปิดเดือนปัจจุบันออกจากงานแก้ย้อนหลัง ประเมินผลกระทบรายงวด และเก็บหลักฐานแบบเดิมก่อนแก้
เมื่อใดควรขอ payroll review
ควรตรวจเมื่อรับพนักงานคนแรก ย้าย payroll เข้าบริษัทหรือเปลี่ยนผู้ให้บริการ มีพนักงานต่างชาติ เปลี่ยนโครงสร้างค่าตอบแทน พบหนี้ค้าง หรือจะทำหนังสือรับรองสิ้นปีจากข้อมูลไม่ครบ เตรียมรายชื่อพนักงาน สัญญา ทะเบียนเงินเดือน แบบยื่น หลักฐานชำระ และยอดบัญชี
การตรวจที่ดีเริ่มจากเส้นทางข้อมูล ไม่ใช่รูปแบบสลิปอย่างเดียว ส่งระบบ payroll ปัจจุบันให้ตรวจ พร้อมระบุ payday และเดือนยื่นถัดไป เพื่อแยกความเสี่ยงเร่งด่วนออกจากงานปรับระบบระยะยาว
ต่อยอดกระบวนการ
เชื่อม payroll กับการปิดบัญชีรายเดือน
รอบ payroll ถัดไป
ทำให้แฟ้ม payroll อธิบายได้ทุกยอด
ส่ง payday ถัดไป จำนวนพนักงาน ทะเบียนเงินเดือนล่าสุด แบบยื่น และยอดค้าง เราจะช่วยชี้จุดควบคุมและประเด็น compliance ที่ควรแก้ก่อน