Praktijknotitie 002
Payroll compliance
Payroll in Thailand in 2026: PND.1, Social Security en de maandafsluiting
Een controleerbare payroll is meer dan een loonstrook. Personeelsmutaties, loonheffing, Social Security, bankbetaling en grootboek moeten elke maand hetzelfde verhaal vertellen.
- Gepubliceerd
- Opgesteld door
- Redactie Thailand Accounting
- Officiële bronnen gecontroleerd
10 min. leestijd
Kort antwoord
Sluit per maand eerst de personeelsmutaties, bereken bruto-netto, controleer PND.1 en Section 33 afzonderlijk, keur de betaalfile goed, sluit bank en grootboek aan en bewaar alle aangifte- en betaalbewijzen. In 2026 is het maximale loon voor Section 33 THB 17.500; bij het standaardtarief van 5% is de bijdrage van werknemer en werkgever elk maximaal THB 875. Controleer wel altijd de maand en eventuele regionale uitzonderingen.
Wat het payroll-dossier moet aantonen
- 01Instroom, uitstroom, salariswijzigingen, toeslagen en inhoudingen zijn goedgekeurd.
- 02Belasting, Social Security en nettoloon komen uit dezelfde goedgekeurde gegevens.
- 03Aangiften en betalingen sluiten aan op payrollregister, bank en grootboek.
- 04Maand- en jaarcijfers zijn vanuit het dossier te reconstrueren.
Controlekaart
Vier administraties moeten samenlopen
Het payrollregister is het bronbestand, maar nog niet het volledige compliance-dossier. Belasting, Social Security, betaling en boekhouding zijn gekoppelde uitkomsten met eigen controles.
| Registratie | Wat deze aantoont | Controlepunt |
|---|---|---|
| Payrollregister | Brutoloon, benefits, inhoudingen, werkgeverslasten en nettoloon per medewerker. | Bevries goedgekeurde mutaties vóór de berekening en bewaar de autorisatie in het payroll- en Social-Security-proces. |
| PND.1 | Maandaangifte voor ingehouden belasting op loon en relevante inkomsten onder Section 40(1)/(2). | Sluit belastbaar loon en inhouding aan op het register; gebruik voor andere betalingen de gids voor withholding tax. |
| SSO Section 33 | Werknemers- en werkgeversbijdragen plus aan- en afmeldingen van verzekerden. | Gebruik het tarief en loonplafond dat in die maand geldt, niet een bedrag uit een oude template. |
| Betaling & grootboek | Nettobetaling, verplichtingen, werkgeverslasten en bewijs van afdracht. | Boek de goedgekeurde payroll via de maandelijkse boekhouding en zuiver iedere verplichting met betaalbewijs. |
Maandvolgorde
Payroll afsluiten in vier fasen
Leg de volgorde vóór betaaldag vast. Iedere stap heeft een eigenaar, cutoff en bewijs voor de volgende reviewer.
- 01
Input sluiten
Bevestig instroom, uitstroom, uren, salaris, bonus, benefits, declaraties en bankgegevens met de goedkeuringen.
- 02
Berekenen
Bereken bruto-netto, loonbelasting, Social Security en werkgeverslasten vanuit één beheerde personeelsstam.
- 03
Controleren & betalen
Controleer afwijkingen, keur het register goed, beveilig het bankbestand en vergelijk de vrijgave met netto payroll.
- 04
Aangeven & aansluiten
Dien aangiften in, betaal verplichtingen, boek het grootboek en archiveer ontvangstbewijzen bij de maand.
Plan terug vanaf aangifte- en betaaldag
PND.1 en Social Security hebben eigen termijnen en systemen. Dit zijn externe eindpunten, geen interne aanleverdata. Controleer de huidige data in de Thaise belastingkalender en plan eerder de cutoff voor mutaties, manager approval en bankvrijgave.
Verbind payroll met het proces voor maandelijkse belastingaangiften, maar wijs eigenaarschap duidelijk toe. Op de uiterste datum kan de aangiftemedewerker een niet-goedgekeurde bonus, verkeerde status of gewijzigd banknummer niet herstellen.
- HR-cutoff en benoemde goedkeurder
- Berekening en uitzonderingscontrole
- Goedkeuring bankbestand en betaaldag
- Afronding PND.1, SSO, boeking en bewijs
Bereken PND.1 vanuit de arbeidsfeiten
PND.1 ziet op ingehouden belasting op loon en bepaalde persoonlijke diensten. De inhouding is geen vast percentage voor iedereen: de Revenue Code-methode, verwacht jaarinkomen en bekende werknemersgegevens sturen de berekening. Bonus, onregelmatig loon, ontslagvergoeding en indiensttreding gedurende het jaar vragen aparte aandacht.
Sluit de aangifte vóór indiening aan op belastbare payroll. Het officiële formulier onderscheidt regulier loon, goedgekeurde 3%-gevallen, eenmalige beëindigingsbetalingen en Section-40(2)-inkomsten. Laat onduidelijke gevallen beoordelen via tax compliance in plaats van automatisch de categorie van vorige maand te kiezen.
Pas het SSO-plafond van 2026 toe en controleer uitzonderingen
Voor Section 33 geldt in 2026–2028 een maximaal maandloon van THB 17.500. Bij 5% is zowel de werknemers- als werkgeversbijdrage maximaal THB 875. Oude spreadsheets met de vroegere grens van THB 15.000 kunnen inhouding en werkgeverslast te laag tonen.
Let ook op maand en locatie. Voor negen door overstromingen getroffen zuidelijke provincies gold tijdelijk 3% van december 2025 tot en met mei 2026. Die regeling is afgelopen, maar laat zien waarom het dossier de werkelijk toegepaste regel moet vermelden. Controleer registratie, mutaties en maandberichten via het officiële werkgeverskanaal en de Thaise accountingvereisten.
Sluit bruto-netto, bank en grootboek aan
Een payroll kan rekenkundig kloppen en operationeel toch fout zijn. Vergelijk headcount, bruto en netto met vorige maand, verklaar materiële bewegingen, bevestig dat de banktotalen gelijk zijn aan goedgekeurde nettolonen en sluit belasting- en SSO-schulden aan op aangiften.
Beperk toegang tot personeels- en bankdata, scheid voorbereiding van goedkeuring en log late wijzigingen. Voor groeiende teams horen deze controles vroeg in de routine; accounting voor startups en mkb plaatst payroll in het bredere proces.
- Headcount-, bruto- en nettoanalyse versus vorige maand
- Nieuwe of gewijzigde bankrekening onafhankelijk bevestigd
- PND.1 en SSO gekoppeld aan het payrollregister
- Bankvrijgave gekoppeld aan goedgekeurd netto en boeking
Bouw het jaardossier gedurende het jaar
De jaarafsluiting mag geen reconstructie van twaalf maanden worden. Houd identificatie, cumulatief inkomen, benefits, aftrek en inhouding maandelijks bij. Een loonbelastingcertificaat moet in het algemeen vóór 15 februari van het volgende jaar worden verstrekt, of binnen één maand na uitdiensttreding in het belastingjaar.
Sluit jaartotalen vóór afgifte aan op alle PND.1-maanden en het grootboek. Registreer correcties per payrollmaand en overschrijf de historie niet.
Veelvoorkomende fouten
Fouten ontstaan vaak bij overdrachten: HR stuurt mutaties na de berekening, bonus approval staat alleen in chat, een uitdienstmelding blijft open, SSO gebruikt het oude plafond of payrollschulden blijven staan. Opnieuw rekenen vervangt geen ontbrekende autorisatie.
Werk met één personeelsstam, één gecontroleerd mutatielog en één definitief register. Scheid historische correctie van de lopende maand, kwantificeer de impact per periode en bewaar het oorspronkelijke aangiftebewijs.
Wanneer een payroll review nodig is
Laat payroll beoordelen bij de eerste werknemer, wisseling van provider of in-house proces, buitenlandse medewerkers, nieuwe beloningsvormen, openstaande schulden of onvolledige jaargegevens. Lever personeelslijst, contracten, registers, aangiften, betaalbewijzen en grootboeksaldi aan.
Een goede review begint bij de dataketen, niet alleen bij de loonstrook. Stuur de huidige payroll voor beoordeling met de volgende betaaldag en aangiftemaand, zodat directe risico’s en structureel herstel worden gescheiden.
Ga verder met het proces
Verbind payroll met de maandafsluiting
Volgende payrollrun
Laat het payroll-dossier ieder bedrag verklaren
Deel de volgende betaaldag, headcount, recente payroll, aangiften en openstaande saldi. We bepalen welke controles en compliancevragen eerst moeten worden opgelost.