บันทึกภาคสนาม 007
การควบคุม VAT
ใบกำกับภาษีในไทย: ตรวจอะไรบ้างก่อนใช้ภาษีซื้อ
เอกสารที่เขียนว่า invoice ไม่ได้เป็นใบกำกับภาษีที่ใช้ได้เสมอ ต้องตรวจชนิดเอกสาร ผู้ออก ผู้ซื้อ สาขา วันที่ และการแสดง VAT ก่อนนำเข้า ภ.พ.30
- เผยแพร่
- จัดทำโดย
- กองบรรณาธิการ Thailand Accounting
- ตรวจแหล่งทางการเมื่อ
อ่าน 11 นาที
คำตอบสั้น
ผู้ประกอบการจด VAT ต้องออกใบกำกับภาษีเมื่อความรับผิด VAT เกิดขึ้น ใบกำกับเต็มรูปต้องมีรายการตามมาตรา 86/4 เช่น คำว่าใบกำกับภาษี ข้อมูลผู้ขายและผู้ซื้อ เลขที่เอกสาร รายการสินค้า/บริการ มูลค่า VAT ที่แยกชัด และวันที่ กฎเพิ่มเติมกำหนดเลขผู้เสียภาษีของผู้ซื้อที่จด VAT รวมถึงสำนักงานใหญ่หรือสาขาของทั้งสองฝ่าย ใบกำกับอย่างย่อมีหน้าที่ต่างกันและไม่ควรใช้แทนหลักฐานภาษีซื้อเต็มรูป ตรวจเอกสารก่อนบันทึก ขอผู้ออกแก้รายการสาระสำคัญ และเก็บต้นฉบับให้โยงถึงรายงาน VAT กับ ภ.พ.30 ได้
4 จุดควบคุมที่รักษาสิทธิภาษีซื้อ
- 01แยกชนิดเอกสารก่อนตัดสินใจเรื่องภาษีซื้อ
- 02เทียบผู้ขาย ผู้ซื้อ และสาขากับทะเบียน VAT ปัจจุบัน
- 03ให้ผู้ออกแก้ข้อผิดพลาดก่อนปิด ภ.พ.30
- 04ผูกเอกสาร รายงาน VAT บัญชี และต้นฉบับที่เก็บไว้
แผนที่เอกสาร
เอกสารเต็มรูป อย่างย่อ และเอกสารปรับปรุงใช้คนละงาน
ชื่อเอกสารสำคัญ แต่สิทธิยังขึ้นกับผู้ออก ธุรกรรม และรายการที่ครบถ้วน
| เอกสาร | หน้าที่ | จุดควบคุม |
|---|---|---|
| ใบกำกับภาษีเต็มรูป | รองรับภาษีขายและอาจใช้เป็นภาษีซื้อเมื่อครบทุกเงื่อนไข | เทียบกับ คู่มือ VAT ในไทย ก่อนลงรายงานภาษีซื้อ |
| ใบกำกับภาษีอย่างย่อ | เอกสารแบบง่ายสำหรับกิจการค้าปลีกที่เข้าเงื่อนไขและแสดงราคารวม VAT | ถ้าซื้อในนามบริษัทให้ขอเต็มรูปและเก็บเส้นทางเอกสารใน แฟ้มบัญชีรายเดือน |
| ใบเพิ่มหนี้/ใบลดหนี้ | ปรับมูลค่าและ VAT หลังเหตุที่กฎหมายกำหนดโดยอ้างถึงฉบับเดิม | เชื่อมรายการปรับกับต้นฉบับใน workflow ภาษีรายเดือน |
| ใบเสร็จหน่วยงานรัฐ | ใบเสร็จบางประเภทของสรรพากร ศุลกากร หรือสรรพสามิตถือเป็นใบกำกับภาษีเฉพาะ VAT ที่ระบุ | เก็บกับชุดนำเข้าหรือนำส่งและทบทวนผ่าน บริการยื่น VAT |
จากซื้อถึงแบบ
ควบคุมใบกำกับ 4 ขั้น
เจอข้อผิดพลาดก่อนจ่ายและก่อนล็อกรายงาน VAT แก้ได้ง่ายที่สุด
- 01
รับ
รับต้นฉบับและหลักฐานธุรกรรมผ่านช่องทางที่ควบคุม
- 02
ตรวจ
ตรวจชนิด สถานะ VAT เลขภาษี สาขา เลขที่ วันที่ มูลค่า และ VAT
- 03
แก้
ส่งข้อผิดพลาดสาระสำคัญกลับผู้ออกและเก็บร่องรอยการยกเลิกหรือออกใหม่
- 04
กระทบยอด
ผูกเอกสารที่ผ่านกับรายงานภาษีซื้อ บัญชี ภ.พ.30 และแฟ้มเก็บ
ดูชนิดเอกสารก่อนดูยอด
ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ pro forma หรือคำขอชำระเงินไม่กลายเป็นใบกำกับภาษีอัตโนมัติ ตรวจว่าผู้ออกคือผู้จด VAT ที่ปรากฏจริงและเป็นธุรกรรมของกิจการ กรมสรรพากรแยกใบกำกับเต็มรูป อย่างย่อ ใบเพิ่ม/ลดหนี้ และใบเสร็จทางการบางประเภท
จุดตรวจควรอยู่ตอนรับเอกสาร โรงแรม ร้านอาหาร และค้าปลีกได้เอกสารหลายชนิด จึงควรฝังคำถามว่าจะขอเต็มรูปหรือไม่ไว้ใน ระบบบัญชี hospitality ตั้งแต่ซื้อ
- ยืนยันชื่อผู้ขายและทะเบียน VAT
- แยกเต็มรูป อย่างย่อ เอกสารปรับ หรือเอกสารการค้า
- ผูกสินค้า/บริการกับอนุมัติและธุรกรรมจริง
มาตรา 86/4 คือเช็กลิสต์หลัก
ใบกำกับเต็มรูปต้องมีคำว่าใบกำกับภาษีเด่นชัด ข้อมูลและเลขผู้เสียภาษีของผู้ออก ชื่อและที่อยู่ผู้ซื้อ เลขที่เอกสาร รายละเอียดและมูลค่าสินค้าหรือบริการ VAT แยกจากมูลค่า และวันที่ออก รวมถึงข้อความอื่นที่อธิบดีกำหนด
อย่าตรวจแค่บวกเลข เทียบ legal name ที่อยู่ เลขภาษี เลขที่ซ้ำ และการแยก VAT กับ master data รายการตามมาตรา 86/4 โดยหลักใช้ภาษาไทย เงินตราไทย และเลขไทยหรืออารบิก เว้นแต่เข้าเงื่อนไขหรือได้รับอนุมัติ
เลขผู้เสียภาษีและสาขาต้องตรงทะเบียน
ประกาศ VAT ฉบับที่ 199 เพิ่มเลขผู้เสียภาษีของผู้ซื้อเมื่อผู้ซื้อจด VAT และกำหนดสถานประกอบการของทั้งผู้ออกและผู้ซื้อ ใช้คำว่าสำนักงานใหญ่หรือรหัส 00000 หรือเลขสาขาที่ตรงกับ ภ.พ.20
กลุ่มบริษัทอาจมีชื่อเดียวกันแต่หลายสาขา VAT ใบสั่งซื้อ จุดส่งของ vendor master และใบกำกับต้องไม่ชี้คนละสาขา จัดทำ invoice instruction ที่อนุมัติแล้วแยกตามนิติบุคคลและสาขา
ใบอย่างย่อไม่ใช่หลักฐานแบบเดียวกัน
มาตรา 86/6 ให้กิจการค้าปลีกที่เข้าเงื่อนไขออกใบกำกับอย่างย่อ โดยราคารวม VAT และตัดบางรายการของเต็มรูป แต่ภาษีซื้อที่มีเพียงใบอย่างย่ออยู่ในกลุ่มภาษีซื้อต้องห้ามตามแนวทางกรมสรรพากร
ถ้าซื้อเพื่อบริษัทจด VAT ให้ขอเต็มรูปทันที แนววินิจฉัยอธิบายการยกเลิกใบอย่างย่อแล้วออกเต็มรูปเลขใหม่ ไม่ใช่เพียงเติมชื่อบนใบเดิม ทีมออนไลน์ควรกำหนดขั้นตอนนี้ใน บัญชี e-commerce
ข้อผิดพลาดสาระสำคัญต้องกลับไปที่ผู้ออก
มาตรา 82/5 ไม่ให้หักภาษีซื้อเมื่อไม่มีใบกำกับ แสดงเอกสารไม่ได้ หรือข้อความสาระสำคัญผิด/ไม่ครบ ผู้ซื้อไม่ควรแก้ PDF หรือเขียนแทนผู้ขาย ให้พักรายการ แจ้งจุดผิด และรับหลักฐานยกเลิกกับฉบับใหม่ตามกรณี
เก็บทั้งฉบับที่ไม่รับ ฉบับแก้ correspondence และเหตุผลการบันทึก หากผิดซ้ำให้เข้า vendor issue log และ การตรวจสุขภาพบัญชี
ใบกำกับต้องกระทบยอดถึงเดือน VAT
เอกสารที่ผ่านยังต้องเข้ารายงานและงวดถูกต้อง เทียบเลขที่ วันที่ ผู้ขาย ฐานภาษี และ VAT กับรายงานภาษีซื้อและ GL หาเลขซ้ำ ใบลดหนี้ และรายการที่พักไว้ ยอด ภ.พ.30 ต้องย้อนกลับมาหาประชากรที่ยอมรับได้
ตั้ง cutoff เอกสารก่อนวันยื่นใน ปฏิทินภาษีไทย เพื่อให้ กระบวนการยื่นภาษีรายเดือน มีเวลาแก้ exception
ต้นฉบับกระดาษและ e-Tax ต้องมี custody
มาตรา 87/3 โดยทั่วไปกำหนดเก็บรายงาน ใบกำกับ สำเนา และเอกสารประกอบไม่น้อยกว่า 5 ปี และบางกรณีอาจนานกว่า กระดาษความร้อนที่จางจนอ่านไม่ได้อาจไม่รองรับภาษีซื้อ จึงต้องรักษาคุณภาพ ไม่ใช่แค่ตรวจครั้งแรก
e-Tax Invoice/e-Receipt ควรเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ต้นฉบับและหลักฐานตรวจสอบจากระบบทางการ ไม่ใช่แค่ screenshot ควบคุมสิทธิ์ backup ชื่อไฟล์ และ link บัญชี ติดต่อทีมบัญชี พร้อมตัวอย่างเอกสาร ภ.พ.20 รายงาน VAT และ ภ.พ.30 ล่าสุดเพื่อตรวจ control
เชื่อมเส้นทาง VAT
จากการรับเอกสารถึง ภ.พ.30 ที่อธิบายได้
ก่อนปิด VAT รอบหน้า
ทดสอบเอกสารที่อยู่หลังยอด VAT
ส่งตัวอย่างใบขายและใบซื้อ ภ.พ.20 รายงาน VAT และ ภ.พ.30 ล่าสุด เราจะ map รายการขาด สาขาไม่ตรง และทางแก้