Praktijknotitie 007
VAT-controls
Tax invoices in Thailand: controles vóór aftrek van voorbelasting
Een document met invoice in de titel is niet automatisch een geldige Thaise tax invoice. Type, uitgever, afnemer, vestiging, datum en VAT-weergave moeten vóór PP30 kloppen.
- Gepubliceerd
- Opgesteld door
- Redactie Thailand Accounting
- Officiële bronnen gecontroleerd
11 min leestijd
Kort antwoord
Een VAT-geregistreerde leverancier geeft in beginsel een tax invoice uit wanneer de VAT-verplichting ontstaat. Een full tax invoice bevat de gegevens uit Section 86/4: duidelijke aanduiding, gegevens van leverancier en klant, volgnummer, omschrijving en waarde, afzonderlijke VAT en datum. Voor een VAT-geregistreerde afnemer gelden daarnaast tax ID en de juiste hoofdvestiging of branch van beide partijen. Een abbreviated retail tax invoice heeft een ander doel en is geen gelijkwaardig bewijs voor voorbelasting. Controleer vóór boeking, laat materiële fouten door de leverancier herstellen en sluit origineel, VAT-register, grootboek en PP30 op elkaar aan.
Vier controls beschermen de voorbelasting
- 01Bepaal eerst het documenttype.
- 02Vergelijk partijen en branches met VAT-registraties.
- 03Los materiële fouten vóór de PP30-close op.
- 04Koppel factuur, VAT-register, boeking en origineel.
Documentkaart
Full, abbreviated en correctiedocumenten hebben elk een eigen rol
Niet alleen het label, maar ook uitgever, transactie en volledigheid bepalen de behandeling.
| Document | Doel | Control |
|---|---|---|
| Full tax invoice | Onderbouwt output VAT en bij vervulde voorwaarden input VAT van de klant. | Toets vóór opname in het inkoopregister aan de VAT-gids. |
| Abbreviated tax invoice | Vereenvoudigd retaildocument met VAT in de getoonde prijs. | Vraag voor zakelijke aankopen de full versie en archiveer de omwisseling in het maanddossier. |
| Debit/Credit Note | Corrigeert waarde en VAT bij een erkende wijziging met verwijzing naar de oorspronkelijke factuur. | Koppel de correctie in de maandelijkse tax close. |
| Officiële ontvangst | Bepaalde ontvangstbewijzen van Revenue, Customs of Excise gelden voor de vermelde VAT als tax invoice. | Bewaar bij import- of afdrachtpakket en toets via de VAT-service. |
Purchase-to-return
Vier stappen voor factuurcontrole
Vóór betaling en vóór blokkering van het VAT-register is herstel het eenvoudigst.
- 01
Ontvangen
Verzamel origineel en transactiebewijs via één beheerst kanaal.
- 02
Valideren
Controleer type, VAT-status, tax IDs, branches, nummer, datum, waarde en VAT.
- 03
Oplossen
Leg materiële afwijkingen voor aan de leverancier en bewaar de herstelroute.
- 04
Aansluiten
Sluit geaccepteerde documenten aan op VAT-register, grootboek, PP30 en archief.
Classificeer vóór u naar het bedrag kijkt
Een commerciële factuur, kassabon, pro forma of betaalverzoek is niet automatisch een tax invoice. Bevestig dat de uitgever de genoemde VAT-registrant is en dat er een echte zakelijke aankoop achter zit. Het Revenue Department onderscheidt full, abbreviated, debit/credit notes en enkele officiële receipts.
Neem dit op in accounts payable. Hospitality en retail ontvangen gemengde documenten; laat de hospitality-boekhouding daarom al bij aankoop bepalen of een full tax invoice nodig is.
- Bevestig juridische leverancier en VAT-registratie
- Onderscheid full, abbreviated, correctie en commercieel document
- Koppel aan bestelling, levering en goedkeuring
Section 86/4 is de kernchecklist
De full tax invoice bevat een duidelijke titel, naam/adres/tax ID van de uitgever, naam en adres van de klant, volgnummer, omschrijving en waarde, afzonderlijke VAT en datum, plus aanvullende voorgeschreven gegevens.
Controleer meer dan de rekensom: vergelijk namen, adressen en tax IDs met master data, zoek duplicaten en controleer de aparte VAT. Thaise taal en THB zijn de hoofdregel, tenzij een specifieke regel of goedkeuring geldt.
Tax ID en branch zijn master data
VAT Notification No. 199 vereist bij een VAT-geregistreerde koper diens tax ID en de juiste vestigingsstatus van beide partijen: hoofdvestiging of 00000, dan wel het PP20-branchnummer.
Een Thaise entiteit kan meerdere VAT-locaties hebben. PO, leveradres, vendor master en factuur mogen niet naar verschillende branches wijzen. Onderhoud goedgekeurde factuurinstructies per entiteit en vestiging.
Een retailbon is geen gelijkwaardig input-VAT-bewijs
Section 86/6 staat bij kwalificerende retail een abbreviated tax invoice toe, met VAT in de prijs en minder gegevens. Input VAT die alleen op zo'n document rust, valt echter onder niet-aftrekbare input VAT.
Vraag voor een zakelijke aankoop snel een full document. Revenue guidance beschrijft annulering van het korte document en uitgifte van een nieuwe full invoice, niet alleen het bijschrijven van klantgegevens. Neem dit op in e-commerce accounting.
Laat materiële fouten door de uitgever herstellen
Section 82/5 blokkeert input VAT als geen tax invoice kan worden getoond of materiële gegevens fout of onvolledig zijn. Pas de PDF van de leverancier niet zelf aan. Zet het document on hold en verkrijg correcte annulering of vervanging.
Bewaar afgewezen en geaccepteerde versie, correspondentie en boekingsbesluit. Terugkerende fouten horen in een leverancierslog en de accounting health check.
Sluit aan op de juiste VAT-maand
Vergelijk nummer, datum, leverancier, grondslag en VAT met inkoopregister en grootboek. Onderzoek dubbelen, credit notes en uitgestelde claims; PP30 moet uit de geaccepteerde populatie reproduceerbaar zijn.
Zet de documentcutoff vóór de datum in de Thaise belastingkalender, zodat de maandelijkse filing workflow uitzonderingen kan oplossen.
Papier en e-Tax vereisen beheerste bewaring
Section 87/3 verlangt doorgaans minimaal vijf jaar bewaring van VAT-registers, tax invoices, kopieën en bewijs, soms langer. Onleesbaar geworden thermopapier kan de claim niet meer dragen.
Bewaar bij e-Tax Invoice/e-Receipt de originele elektronische data en verificatie, niet alleen een screenshot. Regel toegang, backup, naamgeving en boekingslink. Neem contact op met voorbeeldfacturen, PP20, VAT-registers en laatste PP30 voor een gerichte review.
VAT-bewijsketen
Van documentinname naar verdedigbare PP30
Voor de volgende VAT-close
Test de documenten achter het VAT-totaal
Deel verkoop- en inkoopvoorbeelden, PP20, VAT-registers en de laatste PP30. Wij markeren ontbrekende velden, branchefouten en herstelstappen.